VỊ TRÍ : NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ (Lễ tân)

Giới thiệu doanh nghiệp tuyển dụng

Công ty CP 216 tiền thân là công ty TNHH 216 được thành lập từ năm 2002 với ngành nghề kinh doanh chính gồm dịch vụ khách sạn với chuỗi khách sạn nhà hàng Nesta tại Hà Nội. Cần Thơ, Đà Nẵng, mua bán, trao đổi xe ô tô, mô tô, dịch vụ cho thuê xe du lịch, dịch vụ vận tải, kho bãi, nhà xưởng, dịch vụ khai thác và quản lý dự án sau đầu tư, đại lý bảo hiểm...

Thông tin tuyển dụng

I. THÔNG TIN CHUNG

VỊ TRÍ : NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ (Lễ tân)

Phòng ban : Hành chính nhân sự

Quản lý trực tiếp : Trưởng phòng Hành chính nhân sự

Địa điểm làm việc : 92C Lý Thường Kiệt, Cửa Nam, Hoàn Kiếm, Hà Nội

II. NHIỆM VỤ

1. Thực hiện công tác lễ tân
- Thực hiện các công việc lễ tân, khánh tiết; Trực tại khu vực bàn Lễ tân
- Thực hiện các phần việc được phân công khi tham gia các sự kiện, các dự án (nếu có),…
- Nghe và chuyển điện thoại theo yêu cầu
- Đón tiếp, hướng dẫn, giới thiệu khách đến làm việc
- Tiếp nước các cuộc họp của Ban Lãnh đạo và đối tác khi được yêu cầu
- Theo dõi, tổng hợp công làm việc hàng tháng cho toàn bộ Công ty
- Hỗ trợ các công tác quản lý, bảo trì, sửa chữa Tòa nhà làm việc của Công ty khi cần thiết

2. Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm, bảo hộ lao động, công cụ dụng cụ…
- Nhận đề xuất mua từ các phòng ban, lên kế hoạch và lập yêu cầu mua hàng
- Nhận hàng, theo dõi và cấp phát văn phòng phẩm, bảo hộ lao động, công cụ dụng cụ,… theo định mức mà Công ty quy định
- Theo dõi tồn kho văn phòng phẩm, bảo hộ lao động, công cụ dụng cụ,… Thực hiện kiểm kê và báo cáo cho quản lý trực tiếp hàng tháng
- Đề xuất mua (nếu cần thiết) đối với các loại văn phòng phẩm, bảo hộ lao động, công cụ dụng cụ,… số lượng còn ít nhưng có xu hướng cần sử dụng nhiều

3. Quản lý, điều phối xe văn phòng
- Tiếp nhận đề xuất sử dụng xe của các phòng ban và điều phối xe cho phù hợp
- Theo dõi lịch trình đi - về của các xe, chốt số Km hàng ngày
- Làm tạm ứng tiền xăng xe cho Lái xe và các thủ tục kèm theo
- Xếp lịch trực ngày cuối tuần cho các Lái xe
- Theo dõi thời hạn bảo dưỡng của các xe văn phòng và đôn đốc Lái xe về việc bảo dưỡng xe văn phòng

4. Hỗ trợ Văn thư
- Quản lý con dấu theo quy định của Công ty, kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu
- Thông báo phát hành các văn bản, tài liệu của Công ty đến người nhận
- Quản lý công văn, tài liệu đến - đi
- Lưu trữ, bảo quản, sắp xếp khoa học tài liệu của Công ty được lưu tại Văn thư
- Cung cấp các tài liệu lưu tại Văn thư cho các cá nhân, phòng ban khi có yêu cầu để phục vụ công việc
- Soạn thảo văn bản khi được yêu cầu
- Photo, scan tài liệu của Công ty khi được yêu cầu
- Các công việc khác của Văn thư được cấp trên yêu cầu

5. Công tác hành chính
- Thực hiện các thủ tục hành chính phục vụ cho CBNV đi công tác (điều xe, đặt vé máy bay, phòng ở, làm visa, viết giấy giới thiệu…)
- Chuẩn bị phòng họp, cơ sở vật chất cần thiết phục vụ cho việc họp

6. Các công việc khác theo sự phân công của cấp trên và yêu cầu công việc

III. QUYỀN HẠN

1. Yêu cầu người khác không được tiếp cận tài liệu, con dấu khi không được phép

2. Từ chối đóng dấu nếu có yêu cầu đóng dấu sai mục đích

3. Từ chối cung cấp tài liệu nếu nhận thấy yêu cầu sai mục đích/chưa được cấp trên phê duyệt hoặc có biểu hiện tiêu cực

4. Tham gia, góp ý với các cá nhân khác trong phòng và Công ty với mục đích nâng cao hiệu quả công việc của cá nhân đó cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh chung của toàn Công ty

5. Có quyền báo cáo vượt cấp nếu thấy cần thiết vì lợi ích chung của Công ty

IV. TRÁCH NHIỆM

1. Nghe điện thoại, đón, hướng dẫn khách lịch sự, nhẹ nhàng, chu đáo, chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với khách đến Công ty

2. Đảm bảo vệ sinh tại khu vực bàn lễ tân và phòng họp, đảm bảo bàn lễ tân luôn có người trực trong thời gian làm việc

3. Hỗ trợ Văn thư các công việc khi được yêu cầu và trao đổi, thỏa thuận, phân công với Văn thư về việc luân phiên đi sớm, về muộn do tính chất công việc đặc thù

4. Thường xuyên trau dồi kiến thức chuyên môn, kiến thức về quản lý nhằm phát triển bản thân.

5. Tìm hiểu, nghiên cứu các phương pháp làm việc khoa học, cải tiến, nâng cao hiệu quả công việc

6. Tuân thủ tuyệt đối mọi quy định của Công ty, quy định của pháp luật và sự điều hành của cấp quản lý trực tiếp

7. Chịu trách nhiệm trước người quản lý trực tiếp về những công việc theo chức năng, nhiệm vụ và công việc được giao

8. Chịu trách nhiệm trong việc bảo mật tuyệt đối các thông tin, tài liệu bảo mật của Công ty.

V. YÊU CẦU

STT	Tiêu chuẩn	Yêu cầu
1	Trình độ chuyên môn	- Có kiến thức về hoạt động quản lý hành chính, lễ tân, văn thư lưu trữ
2	Bằng cấp, chứng chỉ	- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Lễ tân, Văn thư,… hoặc các chuyên ngành liên quan đến công việc
3	Kinh nghiệm	- 06 tháng tại vị trí tương đương
4	Kỹ năng	- Kỹ năng quản lý - Kỹ năng giao tiếp tốt - Kỹ năng soạn thảo văn bản - Kỹ năng sắp xếp, lưu trữ, quản lý tài liệu khoa học - Sử dụng thành thạo máy vi tính và các ứng dụng văn phòng
5	Phẩm chất, tính cách	- Vui vẻ hòa đồng, luôn tươi tắn - Cẩn thận, tỉ mỉ - Nhiệt tình, tâm huyết với công việc - Chính trực, trung thành - Có tinh thần trách nhiệm cao
6	Độ tuổi, sức khỏe	Từ 22-35 tuổi, sức khỏe tốt
7	Giới tính	Nữ
8	Yêu cầu khác	Có thể đi muộn về sớm thường xuyên, làm việc trong môi trường áp lực cao